Wat is een mobiliteitsbudget?

Voor werkgevers zijn dit belangrijke argumenten om te kiezen voor een mobiliteitsbudget:

• Niet langdurig aan een (lease)contract vast zitten.
• De reiskosten variëren met de omvang van het personeelsbestand.
• De werknemer kiest per reis het vervoermiddel dat het beste bij de reis past.
• Het kan bijdragen aan het MVO- en klimaatbeleid van de onderneming, en meer bewustwording bij de werknemer.

Vanuit de werknemer gezien is een mobiliteitsbudget prettig om deze redenen:

• Veel flexibiliteit.
• Het kan fiscale voordelen bieden (geen bijtelling).
• Soms ook de mogelijkheid om er netto iets aan over te houden.

Wil een werkgever overgaan tot invoering van een mobiliteitsbudget, dan dienen zich verschillende aandachtspunten aan. Afhankelijk van de exacte situatie moet daar een goede uitwerking aan gegeven worden. Denk bijvoorbeeld aan de vraag of je als werknemer niet een ‘verworven recht’ hebt als je al jarenlang een leaseauto hebt. En hoe kijkt bijvoorbeeld een ondernemingsraad aan tegen die rechten? Als werkgever krijg je daarnaast bijvoorbeeld te maken met vragen als:

• De representativiteit van de door het personeel te gebruiken voertuigen.
• Eventuele aansprakelijkheidsvragen voor schade die onderweg kan ontstaan.

Een goede inregeling van zo’n budget is dan ook een vereiste.

Dit heeft te maken met de zogenaamde ‘werkkostenregeling’ van de loonbelasting. ‘Vroeger’ bestonden er tal van fiscale regelingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Die zijn nog niet zo lang geleden opgegaan in de werkkostenregeling. In die werkkostenregeling gelden nog een paar afzonderlijke vrijstellingen. De andere regelingen zijn opgegaan in één onbelaste mogelijkheid van 1,2% van de totale loonsom. Dat wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Die vrije ruimte kan gebruikt worden voor uitbetaling van het mobiliteitsbudget.

Naast deze vrije ruimte zijn echter ook vrijstellingen blijven bestaan die gebruikt kunnen worden als het gaat om zo’n mobiliteitsbudget. Bijvoorbeeld voor het vergoeden van de kosten van zakelijke ritten per openbaar vervoer én voor de onbelaste vergoeding van 19 eurocent voor zakelijke ritten met een eigen vervoermiddel.

Heel concreet betekent dit bijvoorbeeld dat het mogelijk is om vanuit een maandelijks beschikbaar bedrag de volgende kosten te vergoeden:

• zakelijk OV-gebruik
• zakelijke ritten
• woon-werkverkeer per privé(lease)auto van de werknemer.

Als er dan nog iets resteert uit het budget, kan hiervoor de 1,2% vrije ruimte worden gebruikt. Het eventuele meerdere is belast loon.

Op een privéleaseauto waarbij met de bovenstaande regeling wordt gewerkt: een mobiliteitsbudget waaruit zakelijke en woon-werkkilometers tegen 19 eurocent worden vergoed en het restant als bruto loon wordt verwerkt, is de bijtelling voor privégebruik niet van toepassing. De Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen heeft dat expliciet met de belastingdienst afgestemd.

Bij het privéleasecontact kan het nadeel dat de berijder geen btw-aftrek heeft waar mogelijk beperkt worden door gebruik te maken van de mogelijkheid dat sommige onderdelen van de leasetermijn niet belast worden met btw. Dit betreft vooral de MRB en de verzekering.

Voor de belastingvrije vergoeding van 19 eurocent per kilometer, zal de werknemer een rittenregistratie moeten bijhouden. Die registratie hoeft niet zó sluitend te zijn als bij de rittenregistratie ter voorkoming van de bijtelling op een auto van de zaak (het hoeft bijvoorbeeld de privéritten niet te bevatten), maar de registratie moet wel controleerbaar zijn. Het risico op naheffing hiervoor ligt bij de werkgever. Een rittenregistratietool met een “Keurmerk Ritregistratiesystemen” verdient dan aanbeveling.

De werknemer zal vooral geïnteresseerd zijn in de vraag of hij of zij financieel in staat zal zijn om met het mobiliteitsbudget rond te komen wat vervoerskosten betreft. Naast de hoogte van het budget en de kosten van de te maken reizen, is daarbij ook de eventuele besparing op de bijtelling van belang als de werknemer nu een auto van de zaak heeft.

Combineert de werknemer het budget met private lease, dan kan hij of zij daarmee zónder bijtelling toch rijden met een representatieve nieuw ingezette auto.

Stel dat het maandelijkse mobiliteitsbudget € 650 bedraagt. En daaruit mogen zakelijke en woonwerk- kilometers maximaal onbelast vergoed worden á € 0,19 per kilometer. Deze maand zijn dat er bijvoorbeeld 1500 km à € 0,19  = € 285 euro. Uit het mobiliteitsbudget wordt verder (onbelast) € 50 vergoed voor OV-reizen. Binnen de ‘vrije ruimte’ van 1,2% in de werkkostenregling valt deze maand nog € 40. Dan blijft  er (€ 650 – € 275 – € 50 – €40) = € 275 over wat belast vergoed moet worden en bij een belastingtarief   van 37,35% betekent dat een netto bedrag van € 172,29. Deze maand ontvangt men netto € 285 + € 50 +€ 40+ € 172,29 = € 547,29

Als zakelijk een Kia Ceed Sportswagon  1.0 T-GDI 120 pk Dynamicline zou worden gereden, zou de bijtelling in 2020 22% van € 27.380  zijn. De netto besparing op de bijtelling is dan (€ 27380 x 22 % x 37,35 % IB) € 187,48 per maand.

In totaal is er privé dan €547,29 +  €187.48 beschikbaar, samen is dat € 734,77. Daarvan werd €50 besteed aan het OV. Er resteert € 684,77 voor de auto.

Bij 25.000 km per jaar en een contract van 48 maanden, kost private lease van een Kia Ceed Sportswagon  1.0 T-GDI 120 pk Dynamicline, bij Forward Lease  € 459 incl. btw per maand. Aan brandstof zal zo’n € 242.28 incl. btw per maand besteed worden voor de zakelijke én de privékilometers. De totale privékosten zijn dan € 459 + € 242,28 = € 701,28. Aan het mobiliteitsbudget komt deze berijder maandelijks nog (€684,77 – €459 -€ 242,08 ) = € 16.31 per maand tekort.