Als uitgangspunt nemen we een deelauto die door de werkgever wordt ingezet. Deze deelauto staat doorgaans op de bedrijfslocatie en kan gebruikt worden door medewerkers die deze auto voor een zakelijke rit nodig hebben. Als de deelauto uitsluitend voor een zakelijke rit wordt gebruikt, kan gesteld worden dat de auto niet ’ter beschikking staat’ in de zin van de loonbelasting.
De bijtelling, officieel het autokostenforfait, is dan niet van toepassing. Om elke discussie met de belastingdienst hierover te voorkomen, is het aan te raden de ritten bij te houden. Het meest praktisch is het om dat met een geautomatiseerde rittenregistratie te doen. Het bijhouden van een rittenregistratie is nodig als de deelauto ook wordt gebruikt voor woon-werkverkeer. Die ritten zijn weliswaar zakelijk, maar de auto staat dan wél aan die berijder ’ter beschikking’. Zonder tegenbewijs zou de bijtelling dan van toepassing zijn.
Vanuit kostenoogpunt, efficiency of omdat het een prettige arbeidsvoorwaarde kan zijn, kan het gewenst zijn dat de deelauto ook voor privédoeleinden gebruikt kan worden. Dan gelden er andere regels.
Het privégebruik door een medewerker betekent in principe dat er een ‘bijtelling’ op het loon van de medewerker van toepassing is. De deelauto staat echter niet altijd ter beschikking. Voor welke periode geldt dan de bijtelling? En wat gebeurt er als meerdere collega’s af en toe privé gebruik maken van de deelauto? Dat zijn lastige vragen, omdat de bijtellingswetgeving gebaseerd is op de situatie van één berijder met één auto, die alleen aan hem of haar ter beschikking staat.
Goed bekeken loopt de belastingwetgeving op dit punt achter bij de nieuwe ontwikkelingen rondom flexibilisering. Om onduidelijkheid weg te nemen en privégebruik zonder bijtelling mogelijk te maken, heeft de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) met de belastingdienst een regeling getroffen.
Die regeling houdt in dat de bijtelling niet van toepassing is als er aantoonbaar door de medewerker privé een zakelijke huurprijs wordt betaald voor het gebruik van de deelauto. Voor de bijtelling geldt deze auto dan als een auto die niet door de werkgever ter beschikking is gesteld.
Een belangrijke voorwaarde hierbij is wel dat er een administratie wordt bijgehouden waaruit blijkt welke werknemer in welke periode de auto heeft gebruikt voor welke ritten. Bij voorkeur is zo’n rittenregistratie voorzien van een keurmerk van de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen. Uit de administratie moet ook blijken dat er een zakelijk huurtarief in rekening is gebracht.
Er is een tabel opgesteld van huurprijzen die door de belastingdienst als marktconform worden gezien.
De volledige tekst van de “Brancheregeling Privégebruik Deelauto” kan worden gedownload op www.belastingdienst.nl. Met deze regeling is er een mooie mogelijkheid ontstaan om de deelauto zonder bijtelling privé te kunnen gebruiken!
Bestelauto’s komen in aanmerking voor een gunstigere regeling. Dat heeft te maken met de aard van de auto’s. Is er aantoonbaar sprake van ‘doorlopend afwisselend gebruik’ van een bestelauto? Dan kan het privégebruik door de werkgever worden afgekocht via de loonbelasting. In de loonbelasting geldt dan voor de werkgever een eindheffing van 300 euro per bestelauto per jaar.
In de wettelijke regeling hiervan is niets opgenomen over de manier waarop aangetoond moet worden dat er voldoende gewisseld wordt. Het is daarom aan te raden om vooraf met de belastingdienst af te stemmen hoe dat in een concrete situatie vastgelegd en gecontroleerd wordt.
